O 5W+ 2H ou simplesmente 5W2H é uma poderosa ferramenta que ajuda a definir e resolver problemas.
Com 7 perguntas, a ferramenta orienta a resolução do problema de uma forma simples e eficiente. As questões podem ser efetuadas na forma afirmativa ou negativa, ampliando assim a gama de possibilidades para a resolução do problema.
Veja abaixo uma tabela mostrando os dois aspectos, positivo e negativo (ou condicional… quem deveria…, nos mesmos itens.
| WhoQuem | Quem é afetado pelo problema?Quem observou o problema pela primeira vez?
A quem foi reportado o problema? |
Quem não foi afetado pelo problema?Quem deveria ter observado o problema? |
| WhatQue (Qual) | Que tipo de problema foi encontrado?Qual a característica do problema?
Quais as evidências do problema? |
Que tipo de solução deverias ter sido encontrada? |
| WhyPor que | Por que isto é um problema? | Por que isto não é um problema? |
| WhereOnde | Onde foi observado o problema?Onde ocorre o problema? | Onde não deveria tersido encontrado o problema?Onde mais deveria ser encontrado o problema mas não foi? |
| WhenQuando | Quando o problema foi notado? | Quando o problema deveria ter sido notado mas não foi? |
| How Much/ ManyQuanto (s) | Quanto é prejudicial este problema?Quanto custa este problema?
Quanto é o prejuízo causado por este problema? |
Quão grande poderia ser este problema? |
| How OftenComo | Como ocorreu este problema?Como é a frequencia deste problema? | Qual deveria ser a tendência? |
Outro uso da ferramenta é o planejamento. Consiste na resposta de 7 questões, cujas palavras em inglês, começam com W e H: O Que: (What), Quando: (When), Por que: (Why), Onde: (Where), Como: (How), Quem: (Who) e Quanto: (How Much). Este instrumento pode ser utilizado como parte de um planejamento estratégico, ou isoladamente.
A ferramenta consiste, basicamente, da resposta às 7 perguntas:
No que consiste o projeto (What)
Quando será efetuado (When)
Qual a razão ou o porquê do plano (Why)
Onde será realizado (Where)
Quem realizará o projeto (Who)
Como será realizado (How)
Quanto custará (How Much)
A tabela básica pode ser vista abaixo com um exemplo de um projeto para o desenvolvimento de um novo produto:
| What | When | Why | Where | Who | How | How Much |
| O que | Quando | Por que | Onde | Quem | Como | Quanto |
| Desenvolver uma nova linha de produtos para substituir a linha atual | A partir do terceiro trimestre de 2025 | Até lá a linha atual chegará ao estágio de maturidade e precisará ser substituída | A nova linha deverá ser lançada em nível nacional | A Responsabilidade será da área de Desenvolvimento de Produtos | Através da criação de uma nova linha de produtos completamente novos | O Orçamento para o projeto é de US$ 400 mil |
É claro que o exemplo acima é muito básico e serve apenas para ilustrar o assunto. Um projeto de verdade prescinde de muitas laudas para cada um dos itens. Além disso, cada um dos itens poderá ter respostas ou descrições múltiplas, enquanto outros poderão ter uma descrição simples e única.
O ideal é construir uma planilha descrevendo funções e responsabilidades, visando a facilidade de acompanhamento do plano de ação.